Blog

Relatie met klanten  
In mei jl. heb ik deelgenomen aan een panelgesprek voor laatstejaarsstudenten van de vertaalopleiding aan de KU Leuven, campus Brussel. Dit bracht me op het idee om een reeks artikels te publiceren voor studenten die binnenkort als vertaler aan de slag hopen te gaan en misschien overwegen om zelfstandig te worden. (Lees hierna de vorige artikels uit deze reeks terug.)

Het spreekt voor zich dat je goed vertaalwerk levert, de leveringstermijn respecteert enz. Maar om klanten te binden kun je ook een ‘extraatje’ doen, en dat is niet zo moeilijk.

Kom je klant tegemoet
In eerdere artikels had ik het er al over om documenten in de taal van de klant aan te reiken, toch als het om courante talen zoals Frans, Engels of Duits gaat. Als vertaler krijg je nl. vaak met anderstaligen te maken, en dan is het wel zo klantvriendelijk als je documenten zoals offertes, facturen en algemene voorwaarden in de taal van je klant kunt aanbieden.

Visitekaartje
Natuurlijk hoop je dat een klant in de toekomst opnieuw met je wil werken en je misschien wel méér werk toevertrouwt. Overweeg dan om visitekaartjes te laten maken. Ondanks alle mogelijkheden om informatie elektronisch op te slaan en door te sturen op pc en smartphone, is het fysieke visitekaartje nog lang niet dood. Klanten kunnen visitekaartjes nl. heel gemakkelijk doorgeven aan collega’s of kennissen, allemaal potentiële nieuwe klanten. Als je kiest voor een niet te drukke lay-out, kun je er bovendien nog iets op schrijven.

Fijne eindejaarsfeesten!
Waarom zou je je klanten in de eindejaarsperiode niet een kerstkaartje sturen? Een papieren kaart dan, want die kan een klant op z’n bureau of op een kast zetten. Een elektronische kaart is nu eenmaal veel vluchtiger. En waarom zou je regelmatige klanten ook geen attentie sturen? Dat hoeft niet zo duur te zijn. Zelf probeer ik altijd wat met het kerstthema te doen. Vaak stuur ik dan iets dat je bijv. in de kerstboom kunt hangen: een kerstster, een opblaasbare kerstbal of een minikerstboompje om op het bureau te zetten. Ken je je klant goed? Dan kun je ook een meer persoonlijk cadeau bezorgen.

Dit was het laatste artikel in de reeks. Ik hoop dat je er wat aan hebt gehad. Met vragen of opmerkingen kun je altijd terecht op pascal at pgvr dot be.

PGVR heeft bovendien nog steeds een stageplek beschikbaar voor de periode januari-mei 2016. Meer informatie in mijn vorige blogartikel of op de pagina 'Stage' op de website.

* * * * *

Word jij mijn stagiair in academiejaar 2015-2016?  
PGVR biedt voor academiejaar 2015-2016 een stageplaats aan voor een laatstejaarsstudent die wil proeven van de vertaalpraktijk.

PGVR
PGVR (Pascal Govaert Vertaling & Revisie) legt zich toe op vertaling van Franse zakelijke teksten voor bedrijven en organisaties. Occasioneel wordt ook correctie- en revisiewerk in het Nederlands uitgevoerd. Meer informatie op www.pgvr.be.

Gezocht: stagiair
Je bent Nederlandstalig en je zit momenteel in het laatste jaar van een Masteropleiding waarin talen centraal staan, bij voorkeur Master in het Vertalen. Frans als volwaardige vreemde taal is absoluut noodzakelijk. Als tweede vreemde taal gaat de voorkeur naar Engels.
Je hebt interesse voor de wereld van werkgevers en werknemers en je volgt de ontwikkelingen in België op het vlak van sociaal en ondernemingsbeleid.

Stage
De vertaalstage vindt plaats tussen januari en mei 2016 en duurt minstens vier opeenvolgende weken. Om praktische redenen kan de stage niet worden gespreid over verschillende kortere periodes in de loop van het academiejaar.

Wat doe je
Tijdens je stage vertaal je echte teksten (met échte deadlines) van verschillende Belgische bedrijven en organisaties. Daarnaast kijk je vertalingen na voor ze naar de klant worden gestuurd. Tegelijk kun je een blik achter de schermen werpen bij een zelfstandig vertaler en kun je al je vragen kwijt.

Interesse?
Is Frans jouw sterke kant? Stuur dan vóór 30 november 2015 een mailtje naar pascal at pgvr dot be waarin je jezelf kort voorstelt en toelicht waarom je belangstelling hebt voor de stageplaats.

Opgelet: studenten die een opleiding volgen op Bachelor-niveau en/of waarin Frans slechts een aanvullende vreemde taal is (‘derde taal’), komen helaas niet in aanmerking.

* * * * *

Algemene voorwaarden: overshooting?  
In mei jl. heb ik deelgenomen aan een panelgesprek voor laatstejaarsstudenten van de vertaalopleiding aan de KU Leuven, campus Brussel. Dit bracht me op het idee om een reeks artikels te publiceren voor studenten die binnenkort als vertaler aan de slag hopen te gaan en misschien overwegen om zelfstandig te worden. (Lees hierna de vorige artikels uit deze reeks terug.)

Heb je als zelfstandig vertaler eigenlijk wel algemene voorwaarden nodig? Is dat niet eerder iets voor wie een winkel heeft? Integendeel!

In algemene voorwaarden leg je een aantal elementen vast waarop je kunt terugvallen. Denk maar aan de leverings- en betalingstermijn, redenen voor ontbinding van de overeenkomst enz. Je maakt dus duidelijke afspraken met je klant.

Je moet er wel voor zorgen dat klanten je voorwaarden gemakkelijk kunnen raadplegen en dat ze begrijpelijk zijn opgesteld. Het is ook een goed idee om een vertaling van je voorwaarden aan te bieden in de taal/talen waaruit je vertaalt (Frans, Engels ...).

De gemakkelijkste oplossing is om een specifieke pagina aan te maken op je website. Op die manier kun je er gewoon naar verwijzen in offertes maar ook in je e-mailhandtekening.

Wat neem je het best op in je algemene voorwaarden?
Wie een idee wil krijgen van wat er zoal in de algemene voorwaarden van een zelfstandig vertaler kan worden opgenomen, mag gerust mijn eigen voorwaarden raadplegen op www.pgvr.be. Dit zijn alvast de belangrijkste elementen:

- algemene bepalingen: wie je bent, wat je doet, (eventueel) voor wie je werkt ...;
- info over offertes: standaardbepalingen over geldigheidstermijn, vermelde bedragen, leveringstermijn ...;
- info over betaling: voorschot, tussentijdse facturen ...;
- gevolgen van wijziging of annulering van opdrachten door de klant: schadevergoeding ...;
- info over betalingstermijn, laattijdige betaling;
- vertrouwelijkheid: een professioneel vertaler moet altijd vertrouwelijkheid in acht nemen, ook al gaat een opdracht van een klant uiteindelijk niet door;
- intellectuele eigendom: leg de aansprakelijkheid voor de intellectuele eigendom en auteursrechten van het basismateriaal dat de klant bezorgt altijd bij de klant;
- ontbinding en opschorting van overeenkomst;
- aansprakelijkheid;
- toepasselijk recht en bevoegde rechtbank.

Volgende week heb ik het over de relatie met je klanten. Denk je bijv. aan een attentie op het eind van het jaar om een goede klant te bedanken?

* * * * *

De factuur  
In mei jl. heb ik deelgenomen aan een panelgesprek voor laatstejaarsstudenten van de vertaalopleiding aan de KU Leuven, campus Brussel. Dit bracht me op het idee om een reeks artikels te publiceren voor studenten die binnenkort als vertaler aan de slag hopen te gaan en misschien overwegen om zelfstandig te worden. (Lees hierna de vorige artikels uit deze reeks terug.)

In mijn vorige artikel had ik het over offertes, waarvoor geen specifieke regels gelden. Facturen daarentegen moeten wel aan verschillende wettelijke vereisten voldoen. Een overzicht van de belangrijkste verplichte en andere elementen.

Factuur = factuur
Om te beginnen moet boven aan je factuur het woord ‘factuur’ staan. Ja, dat is wettelijk verplicht.

Verplichte taalkeuze
Bovendien moet een factuur in de juiste taal worden opgesteld. Ben je in Vlaanderen gevestigd, dan moet je factuur in het Nederlands worden opgesteld. Zelfstandigen in Wallonië moeten dan weer factureren in het Frans en wie in het Brussels Gewest is gevestigd, heeft de keuze uit beide landstalen.

Die verplichte taalkeuze is soms moeilijk te verenigen met klantgerichtheid, zeker als vertaler. Wil je je anderstalige klant of contactpersoon tegemoetkomen, voeg dan bij je officiële Nederlandstalige factuur ook een vertaling. Vermeld dan wel op beide facturen (en telkens in beide talen) dat de Nederlandstalige factuur als enige officiële factuur geldt en dat de vertaling louter ter informatie wordt verstrekt.

Goed om te weten: strikt genomen mag een klant een factuur die niet volgens de Belgische taalregels is opgesteld naast zich neerleggen, ook al wou je het die klant net makkelijker maken. Het mag duidelijk zijn dat je dan niet met een correcte klant te maken hebt ...

Bedragen
Op je factuur moeten drie soorten bedragen worden vermeld, nl. het bedrag exclusief btw, het eigenlijke btw-bedrag én het totaalbedrag inclusief btw. Vooral de vermelding van het btw-bedrag op zich mag dan wel overbodig lijken, maar toch is dit verplicht. Geef ook aan wat het toepasselijke btw-percentage is. Voor vertaalwerk is dat 21%.

Factuurnummer
Facturen moeten verplicht worden genummerd. Dit moet chronologisch en de nummering mag geen ‘gaten’ vertonen. Anders rijst het vermoeden dat je iets achterhoudt en mag je een controle verwachten.

Je hebt twee mogelijkheden. Ofwel nummer je je facturen ieder jaar opnieuw. Dat wordt dan 2015/001, 2015/002 ... en zo tot de laatste factuur van het jaar. Het jaar daarop begin je dan opnieuw: 2016/001, 2016/002 enz.
Ofwel factureer je doorlopend, van je allereerste factuur tot de laatste in je zelfstandige carrière, ook al is dat 45 jaar later: 1, 2, 3 ... Omdat het in dit systeem onmogelijk is om een jaartal te integreren, gaat mijn voorkeur uit naar het eerste systeem.

Leveringsdatum
Officieel heet dit de ‘datum van het belastbaar feit’, ofwel de datum waarop de levering of de dienst heeft plaatsgevonden. Verplicht om te vermelden.

Overige bepalingen
Vermeld op je factuur altijd je volledige gegevens: naam, adres, contactgegevens en btw-nummer (ondernemingsnummer). Hetzelfde geldt voor de gegevens van de klant, indien mogelijk ook de contactpersoon en zijn/haar specifieke contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres. Vergeet het btw-nummer van je klant niet!

Opgelet: niet elke organisatie heeft een btw-nummer, dus ga dat altijd na! Een factuur aan een btw-plichtige klant waarop zijn btw-nummer niet wordt vermeld, is niet geldig!

Verwijs ook naar je algemene voorwaarden met een link naar je website en vermeld nog eens expliciet je betalingstermijn.

Vermeld je rekeningnummer in het IBAN-formaat. Voor Belgische rekeningnummers telt dit formaat zestien tekens, bijv. ‘BE12.3456.7890.1234’. Voeg er ook de BIC-code van je bank aan toe, bijv. ‘GKCCBEBB’. Wijs er ten slotte ook nog op dat bij betaling het factuurnummer als mededeling moet worden vermeld.

Voorts spreekt het voor zich dat je je uitgevoerde opdracht nauwkeurig omschrijft. Verwijs daarbij naar eventuele offertes, aanpassingsrondes enz.

Ten slotte zijn er misschien specifieke vermeldingen van de klant die je moet opnemen, zoals een bestelbonnummer (vaak ‘purchase order’ of ‘PO’ genoemd) of een klantnummer. Vergeet die elementen zeker niet om een vlotte betaling van je factuur te verzekeren. Heeft je klant administratieve instructies opgesteld? Volg die dan nauwgezet.

Volgende keer heb ik het over het belang van algemene voorwaarden en wat nuttig is om op te nemen.

* * * * *

Wat staat in een offerte?  
In mei jl. heb ik deelgenomen aan een panelgesprek voor laatstejaarsstudenten van de vertaalopleiding aan de KU Leuven, campus Brussel. Dit bracht me op het idee om een reeks artikels te publiceren voor studenten die binnenkort als vertaler aan de slag hopen te gaan en misschien overwegen om zelfstandig te worden. (Lees hierna de vorige artikels uit deze reeks terug.)

Een offerte opmaken is belangrijk om goede afspraken te maken met je klant. Hoe ziet een offerte eruit en wat neem je erin op?

Geen vormvereisten
In tegenstelling tot een factuur wordt de inhoud van een offerte niet wettelijk geregeld. Het woord ‘offerte’ boven aan je document is het enige wat in de buurt van een vereiste komt. Toch moet je de nodige aandacht besteden aan offertes. De informatie die je je klant verstrekt, is namelijk niet vrijblijvend.

Wees nauwkeurig
Een duidelijk opgestelde offerte is niet alleen belangrijk voor je klant maar ook voor jezelf. Zo kom je niet voor onaangename verrassingen te staan. Een overzicht:

- Unieke identificatie: geef iedere offerte een unieke bestandsnaam waarin je ook enkele basisgegevens opneemt. Het makkelijkst vind ik een naam van het type “offerte jjjj-mm-dd – bedrijf – (contactpersoon)”.

- Contactgegevens: vermeld zowel je eigen contactgegevens als die van de klant (en meer bepaald van de persoon die de offerte heeft gevraagd).

- Datum: dateer altijd je offertes!

- Geldigheid: beperk de geldigheid van je aanbod, ook al denk je dat je de opdracht een jaar later nog op dezelfde voorwaarden zou uitvoeren. Op die manier heb je de vrijheid om na de uiterste geldigheidsdatum bijv. je prijs(raming) of uitvoeringstermijn aan te passen.

- Deadline: tenzij je met de klant een specifieke datum overeenkomt, is het beter om een doorlooptijd (in werkdagen) op te geven. Soms reageert een klant nl. niet meteen op je offerte, waardoor je de leveringsdatum die je zelf hebt voorgesteld misschien niet meer kunt halen. Laat die uitvoeringstermijn bovendien pas ingaan na schriftelijke goedkeuring van de offerte door de klant én na aanlevering van het definitieve werkmateriaal.

- Precieze verwijzing naar de voorgestelde opdracht: vermeld bijv. “document toegestuurd via e-mail op ...”, “opdracht zoals beschreven in uw e-mail/ons telefoongesprek op ...” of vermeld de bestandsnaam van het ontvangen document en het aantal regels. Als de klant je na goedkeuring van de offerte een ‘nieuwe tekst’ toestuurt die afwijkt van wat je eerder hebt ontvangen (bijv. langere tekst), dan heb je het recht om je offerte bij te sturen (hogere prijs, langere uitvoeringstermijn ...).

- Prijsafspraak: dit hangt af van je manier van factureren, nl. per woord of regel in bron- of doeltaal of forfaitaire (vaste) prijs (zie mijn vorige artikel).

Opgelet: in offertes aan privépersonen ben je wettelijk verplicht om de prijs inclusief btw duidelijk aan te geven, in andere gevallen mag je de prijs exclusief btw vermelden. Om problemen te vermijden, is het goed om altijd de prijs exclusief én inclusief btw te vermelden.

Goed om te weten: het btw-tarief voor vertaalwerk is 21%.

- Verwijs naar je algemene voorwaarden en geef aan dat instemming met je offerte inhoudt dat alle voorwaarden worden aanvaard (denk vooral aan je betalingstermijn). Het makkelijkst is om die voorwaarden op je website te zetten en er met een link naar te verwijzen. Afhankelijk van je werktalen en van waar je klant zich bevindt, kun je misschien ook een Franse en/of Engelse vertaling van je algemene voorwaarden aanbieden. Zo ben je er zeker van dat de klant je voorwaarden begrijpt. Meer over de algemene voorwaarden lees je in een volgend artikel.

- Betalingstermijn: naast de verwijzing naar de algemene voorwaarden vermeld ik nog eens expliciet de betalingstermijn. Dan is dat zeker duidelijk.

- Bestandsformaat: verstuur je offertes in een beveiligd pdf-formaat. Op die manier kan niets per ongeluk worden aangepast.

- Ontvangst- of leesbevestiging vragen? Je kunt dat doen, maar ontvangstmeldingen zijn niet altijd betrouwbaar en ontvangers houden leesbevestigingen vaak tegen.

Tip: vergeet niet dat je vertrouwelijkheid in acht moet nemen. Ook al voer je een opdracht uiteindelijk niet uit, wat je in het offertestadium hebt vernomen mag je niet verspreiden (ook niet op sociale media). Een professioneel vertaler is immers gebonden aan het beroepsgeheim.

- Facturatiegegevens: vraag de klant om bij eventuele aanvaarding van je offerte meteen de correcte facturatiegegevens te bezorgen. Als je wacht tot na de uitvoering van je vertaling, kan het soms wel even duren voor die gegevens worden bezorgd. En dat betekent dat jij intussen ook niet kunt factureren. Soms ruikt het zelfs een beetje naar kunstmatige verlenging van de betalingstermijn ...

- In welke taal? Een offerte mag je in om het even welke taal opstellen, zolang het maar begrijpelijk is voor de klant. Uit commercieel oogpunt kies je dan het best – voor zover mogelijk – voor de moedertaal van de klant.

In mijn volgend artikel zal ik het hebben over de factuur.

* * * * *

Meer over vertaaltarieven
In mei jl. heb ik deelgenomen aan een panelgesprek voor laatstejaarsstudenten van de vertaalopleiding aan de KU Leuven, campus Brussel. Dit bracht me op het idee om een reeks artikels te publiceren voor studenten die binnenkort als vertaler aan de slag hopen te gaan en misschien overwegen om zelfstandig te worden. (Lees hierna de vorige artikels uit deze reeks terug.)

In een vorig artikel had ik het al even over de verschillende manieren om je vertaalwerk te factureren. Elk systeem heeft voor- en nadelen, dus het loont zeker de moeite om daar vooraf even bij stil te staan.

Per woord/regel ...
Of je nu per woord of per regel factureert, maakt op zich niet uit. Zo lang je maar met een duidelijke eenheid werkt die je met behulp van Word Count of een specifieke softwaretool kunt tellen. Werken met een prijs per pagina is immers vragen om moeilijkheden ...

In bron- of doeltaal?
Dit is een belangrijk onderscheid. Als je je berekening baseert op de doeltaal, kun je stellen dat je een prijs plakt op je geleverde werk. Af en toe loopt een Nederlandse vertaling nl. een beetje uit. Het nadeel is dat je de uiteindelijke prijs van je werk op voorhand niet precies kunt bepalen. En klanten die een offerte vragen, houden meestal niet van die onzekerheid.
Vertaalbureaus hanteren daarom steeds vaker de brontaal als uitgangspunt. Op die manier kunnen ze voor de klant direct uitrekenen hoeveel een vertaalopdracht zal kosten en weten ze meteen ook hoeveel jij als vertaler zult factureren op basis van de woord- of regelprijs die met jou is afgesproken.

Forfaitaire prijs
Factureren op basis van de brontaal is dus handig, maar daarmee los je niet alles op. Sommige teksten vergen nl. veel opzoek- en aanpassingswerk of meer creatieve inbreng. Het is moeilijk om daarmee rekening te houden als je een vaste woord- of regelprijs hanteert. Een oplossing kan zijn om voor iedere opdracht op voorhand een forfaitaire prijs of vaste prijs te bepalen. Je gaat m.a.w. inschatten hoeveel werk – of eigenlijk hoeveel tijd – het je zal kosten.

Het voordeel is dat de klant ook met dit systeem op voorhand weet wat het hem zal kosten, al kan hij voor andere opdrachten de kosten niet in jouw plaats gaan berekenen. De vraag is of hij dat per se moet kunnen ...

Per uur
Dit is misschien wel het eerlijkste facturatiesysteem, maar klanten zijn er niet dol op want van een ‘gesloten enveloppe’ is hier absoluut geen sprake. Toch kan het aangewezen zijn om op deze manier te werken als het niet mogelijk is om in te schatten hoeveel werk je zult hebben aan een opdracht. Denk maar aan een omvangrijke revisieopdracht.

Conclusie: het is altijd wat wikken en wegen, maar het idee is dat je betaald moet worden voor je geleverde werk. Je moet dus trachten risico’s uit te sluiten of je in te dekken. Een te laag afgesproken prijs voor een opdracht van pakweg één pagina is geen ramp, maar als het om honderd pagina’s gaat, kan het pijnlijk worden.

Minimum
Wat doe je als klanten (vaak) met heel kleine opdrachten komen aanzetten? Dan kun je beter voorzien in een minimumbedrag. Geef dat dan ook duidelijk aan in je offerte. Het spreekt voor zich dat je daar voor goede klanten (lees: klanten voor wie je vaak vertaalt of rendabele opdrachten uitvoert) soepeler in kan zijn, maar het is altijd goed om je voorzorgen te nemen.

Bureau vs. directe klant
Laten we eerlijk zijn: als je voor bureaus werkt, valt er niet veel te kiezen. Een vertaalbureau staat in een sterkere positie dan jij en hun aanbod is vaak ‘te nemen of te laten’. Met directe klanten is dat anders. Daarom is een goede mix van rechtstreekse klanten en bureaus noodzakelijk.

In een volgend artikel zal ik het hebben over offertes opstellen en wat je er zeker in moet vermelden.

* * * * *

Vertalen en tarieven  
In mei jl. heb ik deelgenomen aan een panelgesprek voor laatstejaarsstudenten van de vertaalopleiding aan de KU Leuven, campus Brussel. Dit bracht me op het idee om een reeks artikels te publiceren voor studenten die binnenkort als vertaler aan de slag hopen te gaan en misschien overwegen om zelfstandig te worden. (Lees hierna de vorige artikels uit deze reeks terug.)

Hoeveel kan ik vragen?
Als zelfstandig vertaler bepaal je je tarief zelf. In het begin is het wel wat zoeken naar een referentiekader: welke prijzen worden op de vertaalmarkt gehanteerd voor je talencombinatie en eventuele specialisatie? Op het internet kun je alvast heel wat informatie vinden. Zo heeft het Love to be free-netwerk van Unizo een uurtariefcalculator (http://lovetobefree.ning.com/uurtarief-berekenaar) uitgewerkt.

Per uur/regel/woord ...
In de praktijk worden vertalingen op verschillende manieren gefactureerd. Sommige vertalers/bureaus werken met een regelprijs, andere met een woordprijs enz. Ook wordt de berekening soms gemaakt op basis van de doeltaal en dan weer op basis van de brontaal. Een andere mogelijkheid (bij directe klanten) is om voor iedere opdracht een forfaitair bedrag te berekenen. Meer daarover in een volgend artikel.

Directe vs. indirecte klanten
Voor rechtstreekse klanten kun je een hoger tarief hanteren dan voor een vertaalbureau. Daar zijn verschillende redenen voor: zo moet je je klanten zelf zoeken (en dat kost tijd), moet je vertaalwerk helemaal af zijn (je kunt geen problemen doorschuiven naar de eindredacteur van een bureau) en eventuele follow-up (opmerkingen en correcties, betaling van je factuur ...) komt op jouw schouders terecht.

Een bureau daarentegen doet verschillende dingen in jouw plaats (bijv. klanten aanbrengen, eindredactie verzorgen, de eindklant factureren ...) en wil daarvoor uiteraard ook betaald worden.

Tip: de beste aanpak is een mix van directe en indirecte klanten om je werkvolume te spreiden zodat je niet te afhankelijk wordt van één klant of één vertaalbureau.

Overzicht
Uit eigen ervaring raad ik aan om van in het begin je tarieven in een Excel-sheet te noteren. Maak daarbij een onderscheid naar klant, soort tekst, type werk (vertaling/aanpassing/revisie ...). Noteer in die sheet ook bijv. of je ondervindt dat je tarief voor bepaalde klanten/teksten/types werk te laag blijkt. Nacalculatie is heel belangrijk om je werk tussentijds te evalueren en eventueel bij te sturen. Ook hiervoor heeft Love to be free een handige tool (http://lovetobefree.ning.com/nacalculator).

Hou ook goed bij wanneer je een tariefaanpassing doorvoert, zodat je met de jaren een mooi overzicht krijgt van het verloop van je prijzen. Dat je verschillende tarieven hanteert, heeft overigens niets te maken met willekeur maar met de geboden service en de tijd die het je kost om een opdracht uit te voeren. De verschillen tussen teksten en klanten kunnen nl. groot zijn.

In een volgend artikel ga ik dieper in op de manier waarop je kunt factureren en wat de voor- en nadelen daarvan zijn.

* * * * *

Een goede boekhouder is veel waard  
In mei jl. heb ik deelgenomen aan een panelgesprek voor laatstejaarsstudenten van de vertaalopleiding aan de KU Leuven, campus Brussel. Dit bracht me op het idee om een reeks artikels te publiceren voor studenten die binnenkort als vertaler aan de slag hopen te gaan en misschien overwegen om zelfstandig te worden. (Lees hierna de vorige artikels uit deze reeks terug.)

Jij of de boekhouder?
Voor een zelfstandig vertaler is het niet zo moeilijk om je eigen boekhouding te verzorgen. Zo heb je bijv. geen winkel of voorraad, en dat scheelt. Toch biedt werken met een boekhouder heel wat voordelen.

Een boekhouder is een professional die de voortdurend veranderende wetgeving op de voet volgt. Het is iemand met ervaring die je ook op mogelijke problemen kan wijzen en je kan bijstaan bij btw- of belastingcontroles. En als je met een vraag zit, kan je boekhouder je ook advies geven.

Niet onbelangrijk: de facturen van je boekhouder kun je inbrengen als beroepskosten.

Zelf kun je natuurlijk je aangiftes maximaal voorbereiden door allerlei attesten, overzichten enz. netjes te bundelen.
Vergeet echter niet dat jij zelf altijd verantwoordelijk blijft voor je aangifte. Laat je boekhouder je belastingaangifte daarom samen met jou doornemen zodat je weet hoe de vork in de steel zit. Een goede boekhouder zal je ieder jaar uitnodigen om een en ander toe te lichten zodat je maximaal informatie kunt halen uit je nieuwe aangifte en misschien wat kunt bijsturen.

Tip: hoewel ik er destijds niet heb bij stilgestaan, is het handig gebleken dat mijn boekhouder deel uitmaakte van een groep met vestigingen in heel Vlaanderen. Toen ik enkele jaren geleden verhuisde, vond ik opnieuw een boekhouder dichtbij van dezelfde groep. Op die manier konden mijn oude en mijn nieuwe boekhouder makkelijk contact opnemen met elkaar om de overgang vlot te laten verlopen en zat heel wat informatie gebruiksklaar in de databank van de groep. Dat was dus mooi meegenomen, want met de verhuizing had ik al genoeg aan m’n hoofd.

* * * * *

Wees voorbereid: bewaar het financieel overzicht  
In mei jl. heb ik deelgenomen aan een panelgesprek voor laatstejaarsstudenten van de vertaalopleiding aan de KU Leuven, campus Brussel. Dit bracht me op het idee om een reeks artikels te publiceren voor studenten die binnenkort als vertaler aan de slag hopen te gaan en misschien overwegen om zelfstandig te worden. (Lees hierna de vorige artikels uit deze reeks terug.)

Omzet vs. loon
Typisch voor een zelfstandige is dat je behoorlijk wat geld op je bankrekening ziet verschijnen (als de zaken goed gaan tenminste). Vergeet echter niet dat er ook nog heel wat moet worden betaald. Zo moet je de btw doorstorten, socialezekerheidsbijdragen (SZ-bijdragen) betalen enz. Daarom is het belangrijk om een goed overzicht te hebben zodat je weet hoe je er financieel voor staat.

Het loon dat een werknemer op zijn bankrekening krijgt, is al sterk afgeroomd. Als je bijv. 2.000 euro bruto verdient, zul je daar ongeveer 1.200 euro netto aan overhouden. Het verschil heeft de werkgever al doorgestort aan de sociale zekerheid enz.
Als zelfstandige krijg je meteen al het geld in handen en moet je je bijdragen zelf betalen. Beschouw je inkomsten dus vooral niet als ‘netto’. Een vaak gehoorde vuistregel is dat je ongeveer 50% van je omzet (excl. btw dus) als netto-inkomsten mag beschouwen.

Meten is weten
Maak van Excel een goede vriend en stel sheets op zodat je de belangrijkste financiële informatie altijd snel kunt raadplegen.
De belangrijkste sheet is die van je omzet: hou elke maand bij wat je factureert aan klanten en wat eventuele onderaannemers aan jou factureren als je bijv. vertaalwerk uitbesteedt. Dan zie je meteen hoe je (netto)omzet evolueert en of je bijv. typische zwakke maanden hebt (denk maar aan de zomerperiode). Met een paar eenvoudige formules kun je ook automatisch de kwartaal- en halfjaartotalen laten maken.

Tip: als zelfstandige (eenmanszaak) ben je niet verplicht om een aparte beroepsrekening te hebben. Blijf je je gewone bankrekening gebruiken, dan wordt de scheiding tussen privé en zakelijk wel wat vager. Je facturen worden meestal niet allemaal op hetzelfde moment betaald (in tegenstelling tot een loon dat één keer per maand wordt betaald) en intussen doe je ook allerlei privé-uitgaven. Je ziet dus niet goed of je misschien wel geld aan het uitgeven bent dat je later nog verschuldigd bent aan btw en sociale zekerheid.

Zeker als starter is het daarom handig om bijv. bij iedere betaling die je ontvangt het bedrag van de btw én de helft van het resterende bedrag naar een aparte onlinespaarrekening over te schrijven. Op die spaarrekening leg je dan als het ware een buffer aan om de btw en sociale bijdragen te betalen. Je vrij besteedbare inkomsten blijven dan op je zichtrekening over. Zo voorkom je dat je jezelf ‘rijk rekent’ en later voor onaangename verrassingen komt te staan.

In een volgend artikel zal ik het hebben over de toegevoegde waarde van een goede boekhouder.

* * * * *

Wat heb je nodig om als zelfstandige te starten?
In mei jl. heb ik deelgenomen aan een panelgesprek voor laatstejaarsstudenten van de vertaalopleiding aan de KU Leuven, campus Brussel. Dit bracht me op het idee om een reeks artikels te publiceren voor studenten die binnenkort als vertaler aan de slag hopen te gaan en misschien overwegen om zelfstandig te worden. (Lees hierna de vorige artikels uit deze reeks terug.)

Wie zelfstandig wil worden, heeft uitrusting nodig. En daar moet je dus zelf voor zorgen. Wat heb je nu zoal nodig om te starten? En wat kan (later) nog handig zijn?

De basics
Om te beginnen heb je een pc met internet en een printer nodig. Je uitrusting hoeft niet nieuw te zijn, zolang je maar vlot kunt werken. Multifunctionals (printer/scanner/copier in één) kosten wat meer, maar bieden heel wat mogelijkheden om te digitaliseren.
Natuurlijk kun je niet zonder elektronische woordenboeken. Je kunt die makkelijk downloaden en regelmatig bijwerken zodat je altijd up-to-date bent.

Na een tijdje voel je misschien dat een goede kantoorstoel geen overbodige luxe is. Per slot van rekening (en met wat geluk) zit je al snel vele uren voor het scherm. Een comfortabele stoel voor intensief gebruik is niet echt goedkoop, maar het is een investering waar je vele jaren wat aan hebt.

Website
Wie tegenwoordig niet online te vinden is, lijkt bijna niet te bestaan. Overweeg daarom ook om een (beknopte) website te maken. Verschillende providers bieden doe-het-zelfpakketten aan waarmee je voor weinig geld en met weinig webkennis toch een eigen site kunt creëren.
Met een eigen domeinnaam kun je ook een gepersonaliseerd e-mailadres creëren, wat altijd professioneler overkomt dan bijv. een gratis Gmail-account.
Tip: een e-mailadres van het type ‘voornaam@domein.be’ is makkelijker dan wanneer je voornaam én familienaam in je adres gebruikt. En met aliassen kun je meteen inspelen op voorspelbare foutjes van klanten m.b.t. je voornaam.

Back-up
Een externe back-upschijf is handig om regelmatig een kopie te maken van je werk. Gaat je pc (bijv. de harde schijf) stuk, dan verlies je op die manier een minimum aan gegevens. Een stekkerdoos die tegen overspanning beveiligt, kan pc-schade helpen voorkomen bijv. bij blikseminslag. Als je al wat langer actief bent, kun je ook een back-up in de cloud overwegen als extra veiligheid.

* * * * *

Vertalen, maar wat?
In mei jl. heb ik deelgenomen aan een panelgesprek voor laatstejaarsstudenten van de vertaalopleiding aan de KU Leuven, campus Brussel. Dit bracht me op het idee om een reeks artikels te publiceren voor studenten die binnenkort als vertaler aan de slag hopen te gaan en misschien overwegen om zelfstandig te worden. (Lees hierna de vorige artikels uit deze reeks terug.)

Maak een keuze
Je wil je als zelfstandig vertaler vestigen. Maar heb je ook al nagedacht over je vertaaldomein? Concreet: wat wil je gaan vertalen?
Je kunt nl. heel veel soorten teksten vertalen, van literatuur en poëzie over specifiek technisch/medisch/economisch/juridische teksten tot reclameteksten. Waar heb je belangstelling voor? Wat ligt je? En niet onbelangrijk: in welke tak is er werk?

Eén van de sprekers op het panelgesprek was literair vertaler in bijberoep, naast zijn werk in loondienst. Hij gaf aan dat het niet eenvoudig is om als Belg een plek te veroveren in het gesloten – en voornamelijk Nederlandse – wereldje van de literaire vertaling.

Daarnaast wees hij erop dat met literair vertalen helaas niet zo veel te verdienen valt. Boven op de basisprijs per woord die je als vertaler krijgt, ontvang je wel royalty’s, maar daarvoor moet van je boek wel eerst een minimumaantal exemplaren worden verkocht. En dat gebeurt in ons kleine taalgebied niet vaak. Uit een recente studie is dan ook gebleken dat vrijwel iedere literair vertaler nog een andere baan heeft om rond te komen.

Uit eigen ervaring kan ik stellen dat vertalen voor bedrijven meer kans biedt op werk en ook nog op beter betaald werk. Alleen zit het imago van deze vertaaltak niet mee en valt het woord ‘saai’ wel eens. Dat is jammer, want door bedrijfsteksten te vertalen krijg je meer inzicht in allerlei vakgebieden, niet alleen in het typische domein waarin het bedrijf actief is maar ook in zaken zoals bedrijfsbeheer en economie.

Voordelen van specialiseren
Een veelzijdig vertaler zijn is mooi, maar het is verstandiger om te kiezen en te specialiseren. Dat hoef je natuurlijk niet meteen te doen. Meestal ‘rol’ je in een bepaald vakgebied afhankelijk van je (eerste) klanten of eerdere werkervaring.
Specialiseren biedt het voordeel dat je meer ervaring opdoet op een domein en na een tijdje én beter én sneller gaat werken. Je inspanningen worden dus rendabeler. Ook klanten kijken soms specifiek naar je specialisatie wanneer ze je werk willen toevertrouwen.

In een volgend artikel zal ik het hebben over wat je zoal nodig hebt om te starten als zelfstandig vertaler.

* * * * *

Vertalen ... als zelfstandige? - vervolg
In mei jl. heb ik deelgenomen aan een panelgesprek voor laatstejaarsstudenten van de vertaalopleiding aan de KU Leuven, campus Brussel. Dit bracht me op het idee om een reeks artikels te publiceren voor studenten die binnenkort als vertaler aan de slag hopen te gaan en misschien overwegen om zelfstandig te worden. (Lees hierna de vorige artikels uit deze reeks terug.)

Is er eigenlijk wel werk voor vertalers?
Ja. Maar je talencombinatie speelt een grote rol. Voor een Nederlandstalige vertaler zijn Frans en Engels (en aanvullend Duits) dé belangrijkste werktalen, veel belangrijker dan exotische talen zoals Spaans, Italiaans, Portugees enz. Collega-vertaalbedrijf Nevero schreef hierover onlangs ook een blogartikel. De Belgische tweetaligheid genereert behoorlijk wat vertaalwerk en het groeiende gebruik van Engels in het bedrijfsleven spreekt voor zich. En wie uit het Duits kan vertalen en de taal bovendien ook nog vlot spreekt, laat vele collega’s achter zich. 
Daarnaast besteden bedrijven vertaalwerk steeds vaker uit en worden interne vertaaldiensten afgebouwd. Dat biedt kansen om de vaste externe vertaler te worden van die bedrijven, met meer verantwoordelijkheid.

Meteen in het diepe springen?
Ik raad startende vertalers niet aan om meteen na hun opleiding zelfstandig te worden, of in ieder geval niet in hoofdberoep/voltijds. Net als voor ieder ander vak moet je als vertaler praktijkervaring opdoen en beter en sneller leren werken. Daarom is het nuttig als je bijv. een mentor kunt vinden die je teksten regelmatig reviseert, feedback geeft of je praktisch begeleidt.
Ook werkervaring buiten de vertaalwereld is nuttig, want dan leer je omgaan met mensen en hun verwachtingen. Bovendien word je op kantoor steeds vaker met verschillende talen geconfronteerd, wat je functie ook is, dus ook daar liggen kansen om taalervaring op te doen.

In de praktijk starten veel vertalers eerst in bijberoep en zetten ze pas later de stap naar volledige zelfstandigheid. Op die manier hebben ze vaste inkomsten om op terug te vallen terwijl ze aan hun eigen weg timmeren. De telefoon staat immers niet vanaf de eerste dag roodgloeiend.

Het belang van Nederlands
Wat je als startend vertaler zeker niet uit het oog mag verliezen, is het belang van je moedertaal. De overige sprekers op het panelgesprek gaven aan dat het belang van correct Nederlands vaak onderschat wordt en de eigen kennis overschat. Een inhoudelijk correcte vertaling in kromme zinnen met spelfouten wordt niet op prijs gesteld. Ook als je solliciteert, is correct taalgebruik van doorslaggevend belang. Wees dus kritisch voor je taal, ook in brieven en e-mails, facturen enz.

In een volgend artikel ga ik in op wat je toekomstige vertaaldomein wordt en waarom het belangrijk is om te specialiseren.

* * * * *

Vertalen ... als zelfstandige?
In mei jl. heb ik deelgenomen aan een panelgesprek voor laatstejaarsstudenten van de vertaalopleiding aan de KU Leuven, campus Brussel. Dit bracht me op het idee om een reeks artikels te publiceren voor studenten die binnenkort als vertaler aan de slag hopen te gaan en misschien overwegen om zelfstandig te worden. (Lees hieronder het eerste artikel uit deze reeks terug.)

Vraag aan vertalersstudenten wie het ziet zitten om zelfstandig te worden en de respons zal niet groot zijn. De meesten willen in loondienst werken. Een vast loon, meer werkzekerheid en ‘veiligheid’ zijn bekende argumenten.

Maar ook vertalen als zelfstandige biedt voordelen
Allereerst ben je je eigen baas. Je beslist zelf wat je vertaalt (je specialiseert daarin), onmogelijke opdrachten of deadlines kun je weigeren ... Als zelfstandige kun je je werkdag ook flexibeler indelen. Prikken hoeft niet.

Meer werken als zelfstandige betekent ook meer inkomsten. En daar kun je handig op inspelen: doorgaans is er tijdens de zomer minder vertaalwerk en dan kun je wat vaker profiteren van het (hopelijk) mooie weer. Buiten de traditionele vakantieperiodes is het net andersom en kun je een buffer aanleggen voor rustiger weken en voor je eigen vakantie.
Natuurlijk doe je niet helemáál wat je wil. Klanten willen nl. op je kunnen rekenen. Bereikbaarheid blijft altijd belangrijk.

Klein maar fijn?
Of je als zelfstandige niet te klein bent op een vertaalmarkt met grote spelers die tal van talencombinaties en specialisaties aanbieden?

Je mag dan wel klein zijn, maar je kunt die kleinschaligheid ook net als troef uitspelen. Zo heb je een ‘rechtstreekse lijn’ met je klanten, die zonder tussenpersonen met hun vragen bij jou terechtkunnen. Dat persoonlijke contact wordt vaak geapprecieerd en kan uitgroeien tot een heuse vertrouwensrelatie. Daarnaast worden opdrachten altijd door dezelfde vertaler of door een klein team uitgevoerd, zodat je een continue kwaliteit kunt bieden.

Ten slotte is het belangrijk om zelf ook te specialiseren, want je kunt niet alles (blijven) vertalen. Daardoor wordt je werk rendabeler. Maar later meer daarover.

In een volgend artikel ga ik nog even op dit onderwerp door:
- Is er eigenlijk wel werk voor vertalers?
- Meteen in het diepe springen?
- Het belang van ... Nederlands

* * * * *

Wil je ook starten als zelfstandig vertaler?

In mei jl. heb ik deelgenomen aan een panelgesprek voor laatstejaarsstudenten van de vertaalopleiding aan de KU Leuven, campus Brussel. Het verhaal van de overige sprekers en de vragen van de studenten brachten me op het idee om een reeks artikels te publiceren voor studenten die binnenkort als vertaler aan de slag hopen te gaan en misschien overwegen om zelfstandig te worden.

Zelf vertaal ik al meer dan veertien jaar en intussen ben ik vijf jaar zelfstandig vertaler. In die tijd heb ik heel wat ervaring opgedaan en een en ander bijgestuurd in mijn werk. Daarom wil ik de komende weken o.a. de volgende onderwerpen bespreken vanuit een praktische invalshoek:

- Vertalen als zelfstandige
- Wat vertalen?
- Wat heb je nodig om te starten als zelfstandig vertaler?
- Financiën: overzicht bewaren en voorbereidingen treffen
- Boekhouder
- Tarieven
- Offertes maken
- Factureren
- Algemene voorwaarden
- Relatie met klanten
- Verzekeringen: inkomen en gezondheidszorg

Zit je nog met een praktische vraag? Stuur me dan gerust een mailtje! Misschien zit er stof voor een artikel in.

PGVR
Zakelijke vertalingen Frans-Nederlands
Ridderstraat 12 3630 Maasmechelen België
Tel. / fax +32 89 76 76 20
Ondernemingsnummer BE 0883.638.425